Smart working, ecco 5 consigli per farlo rendere al massimo

Li ha sviluppati Atlassian, società specializzata in soluzioni di team collaboration. L'obiettivo è raggiungere un equilibrio tra la propria vita privata e professionale

smart working

Il termine smart working, conosciuto anche come lavoro agile, è sempre più spesso associato al mondo del lavoro. Le ultime statistiche rivelano che nel 2018 le aziende italiane hanno visto coinvolti in questa tipologia più di 480 mila lavoratori, con una crescita del 20 per cento rispetto al 2017 e un aumento del 15 per cento della produttività, unita a una diminuzione del 20 per cento sul tasso di assenteismo. Tuttavia, nonostante in molti lo associno soltanto al mondo del lavoro, lo smart working può essere considerato a tutti gli effetti una filosofia basata sulla flessibilità che può essere applicata a ogni tipo di attività. A spiegarlo è uno studio sviluppato da Atlassian, società specializzata in soluzioni di team collaboration, che ha elaborato un elenco di 5 consigli per ottenere la massima efficacia dallo smart working.

I 5 consigli per uno smart working efficace

1-Basta multitasking
Un tempo, il multitasking era considerato segno di grande efficienza e rendimento nel lavoro. Oggi, invece, i neuroscienziati del Mit di Cambridge hanno dimostrato che gestire più mansioni contemporaneamente riduce la produttività fino al 40 per cento. Quindi, piuttosto che tenere aperte decine di schede nel browser, contemporaneamente, sarebbe meglio suddividere ogni progetto in singole attività, stabilendo un limite di tempo necessario a completarle. Per prima cosa, bisogna uscire dalla logica di fare tutto da soli: spesso è deleterio e non si raggiunge il risultato sperato. Meglio suddividere chiaramente i task con gli altri membri del team e lavorare in parallelo. Bisogna anche ricordare di dare priorità ai compiti che richiedono il contributo di altre persone per il completamento, in modo da finire la tua parte di lavoro e consegnarla a chi seguirà altre fasi del progetto.

2-Suddividere il lavoro in compiti realizzabili
Se si ha a che fare con un progetto articolato, il modo migliore per gestire la complessità è imparare a definire quali sono i compiti da svolgere per il periodo, ad esempio un trimestre, suddividendoli poi in obiettivi mensili e settimanali (e perché no, anche giornalieri se il progetto lo consente). Per gestire il flusso delle attività e tenere tutto sotto controllo, ci si può aiutare con strumenti come una lavagna da tenere in ufficio, un block notes o la bacheca condivisa di un software di team working. Qualunque sia il mezzo prescelto, è importante “flaggare” gli elementi una volta completati per dedicarsi a quelli successivi, ma soprattutto fare in modo che tutti i membri del team siano sempre allineati sulle attività in corso.

3-Cancellare le riunioni (inutili)
Le riunioni ricorrenti fanno sprecare tempo prezioso e, spesso, non aggiungono valore alle proprie attività. Se si vuol compiere un “atto di coraggio” e tentare di lavorare in maniera davvero smart, si può provare a cancellare tutti i meeting ricorrenti nel prossimo trimestre: una volta fatto, chiedere agli organizzatori di rimandare solo gli inviti alle riunioni per le quali la propria presenza è davvero richiesta. In questo modo si potrebbero smaltire tutte le fastidiose notifiche relative a progetti già chiusi, e concentrandosi soltanto sugli incontri durante i quali portare avanti in maniera concreta i progetti attualmente in corso.

4-Creare un programma (e seguirlo)
Una volta definito il programma di ciò che bisogna fare, bisogna…passare all’azione! A volte si spreca più energia preoccupandosi di fare qualcosa piuttosto che attivandosi concretamente nel farla. David Allen, autore del libro “Getting Things Done” ed esperto su gestione del tempo e produttività al lavoro, dice che la mente è fatta per avere idee, non per conservarle. Allen sostiene l’importanza delle liste per raccogliere ed elaborare tutto ciò che è necessario realizzare in un giorno. A volte ci si impantana così tanto nella necessità di rendere la lista perfetta, di seguire pedissequamente le istruzioni o di rendere la nostra scrivania perfetta, da dimenticare che il fatto stesso di iniziare a svolgere un compito significa essere ad un passo dall’averlo completato.

5-Lavorare da casa (se si può) e sfruttare al meglio il tempo per recarsi in ufficio
Essere un pendolare è un altro fattore che consuma molto tempo e contribuisce ad aumentare lo stress di molte persone. Per ridurre questi effetti l’ideale sarebbe quello di negoziare una giornata fissa di lavoro da casa (o “Wfh” come abbreviano gli anglofoni, da Work From Home), una o due volte alla settimana. Nei giorni in cui è indispensabile recarsi in ufficio, cercare di impiegare al meglio il tempo del tragitto, sfruttandolo per delle attività che contribuiscano all’arricchimento della vita lavorativa, come imparare nuove conoscenze tramite l’ascolto di un podcast o di un audiolibro, oppure concentrandosi sul benessere personale, per esempio utilizzando delle app che offrono meditazioni guidate per il relax.

Raggiungere l’equilibrio tra vita privata e professionale
In sostanza l’importante è capire quali sono i progetti e le attività davvero importanti, dando loro la massima priorità. Per riuscire a individuarle un aiuto può arrivare dagli indicatori Okr (Objectives and key results). Inoltre, questo approccio può essere utilizzato non solo per il proprio lavoro, ma per tutte le attività della vita quotidiana.
Se una di queste non porta gioia e non aiuta a progredire verso i propri obiettivi, è meglio lasciarla stare! Più facile a dirsi che a farsi, ma con il tempo questa pratica si rivelerà molto utile nella definizione del proprio equilibrio tra sfera privata e professionale.